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Manuel du Créateur de Club de Jeu de rôle – Fonctionnement des instances – CJDR10

27 janvier 2015

L’instance la plus importante dans une association est l’assemblée générale (AG) : c’est elle qui officialise les actes importants de la vie de l’organisation, comme les changements de responsables, les budgets, les affectations de ressources.

D’ailleurs, chaque compte-rendu d’assemblée générale devrait, dans l’idéal, être déposé au greffe des associations, bien qu’aucune obligation ne soit faite à ce sujet, sauf quand il s’agit d’une modification des statuts.

Un article dans les statuts sera consacré à l’organisation de l’assemblée : il contient les modalités de convocation des membres. Quinze jours avant l’AG est un délai raisonnable. Pensez à faire figurer dans la convocation, les points de l’ordre du jour et si vous recherchez des candidats aux postes d’administrateurs, avec un coupon-réponse.

Le meilleur moyen d’énerver les membres est d’annoncer en plein cours d’AG que vous attendez des volontaires pour reprendre des postes d’administrateurs sortants.

Si vous le précisez dans la convocation, ils auront le temps de réfléchir à leur engagement, de vous questionner sur ce que cela implique et pourront se porter candidat en toute quiétude le jour J. L’article devra également définir le quorum, c’est à dire, le nombre minimum de votants pour qu’une délibération soit valable. N’hésitez pas à numéroter les délibérations dans le compte-rendu, en détaillant le résultat des votes et en suivant les points de l’ordre du jour. En cas de blocage, par exemple quand le quorum en assemblée générale dite ordinaire n’est pas atteint, on précise que dans un délai court (ex : quinze jours) suivant l’ag, celle-ci est convoquée et qu’à ce moment toutes les délibérations sont déclarées comme valables, quel que soit le nombre de votants. Dans la plupart de statuts d’association le quorum génère un second article : l’assemblée extraordinaire. En effet en assemblée générale ordinaire on peut décréter que pour qu’une décision soit valable, qu’elle soit approuvée par au moins 1/3 des membres en capacité de voter. Mais si on souhaite que pour des décisions qui scellent l’avenir de l’organisation, comme une modification des statuts, l’adoption d’un texte de règlement intérieur, une dissolution, plus de membres expriment leurs avis, on peut mettre le quorum de l’ag extraordinaire à 2/3 des votants, par exemple. Pour l’AG extraordinaire on peut également prévoir une auto-saisine d’une majorité de membres (ex : 2/3) pour traiter d’une question mise à l’ordre du jour à leur demande et dont il sera statué dans ce cadre. C’est à dire que le Bureau n’est pas seul maître dans l’organisation des instances.

Vous désirez mettre au point votre ordre du jour pour la prochaine AG, allez au 11.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les modalités de vote en AG (pouvoirs, vote par correspondance), allez au 7.

C’est en AG qu’on élit les administrateurs qui composeront le Bureau. Pour tout savoir sur celui-ci et rédiger l’article qui le concerne dans vos statuts, allez au 5.

Sinon allez au 8 pour organiser votre assemblée générale constitutive ou retournez au 4 pour trouver des ressources et communiquer sur le projet de création.

Cultures de l'imaginaire, festivals et collectivités territoriales

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