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Manuel du Créateur de Club de Jeu de rôle – Le Bureau – CJDR5

27 janvier 2015

Le bureau n’est pas le conseil d’administration. Le bureau gère le quotidien de l’association. Ce doit être une petite équipe composée de 2 à 7 personnes défini par les statuts, capable de réactivité, avec une cadence de réunion qui peut-être mensuelle. Inutile de dédoubler les fonctions par des suppléants (ex: vice-président) ou des adjoints : le seul intérêt de cette méthode est de créer des binômes ou l’administrateur en poste peut former un membre du bureau à tenir ses fonctions. Ce choix peut être informel, pas besoin de le faire figurer dans les statuts. Si une fonction fait défaut, c’est tout le bureau qui devrait y suppléer. Et si dans le cas du président ou du trésorier, il y a un problème de délégation de la signature, prévoyez toujours deux personnes mandataires auprès de la banque et de l’assurance.

Le conseil d’administration n’est utile que dans le cadre d’organisations qui demandent une collégialité étendue pour la prise de décision, avec des sièges dédiés aux financeurs et institutions locales. Ses cadences de réunions sont plus espacées. De deux réunions annuelles à une par trimestre.

Un club de jeu de rôle n’a besoin d’un conseil d’administration qu’à partir d’une centaine de membres ou s’il organise une manifestation locale régulière et d’envergure.

Le bureau est le noyau du conseil d’administration. Il est le squelette qui fait tenir debout toute l’organisation de l’association.

C’est lui qui statue à chacune de ses réunions sur l’admission ou non de nouveaux membres. Précisez le dans les statuts.

On entre généralement au bureau en ayant été élu à l’Assemblée générale des membres.

Evitez de définir dans vos statuts une élection par poste (Président, Secrétaire, Trésorier, etc.) en assemblée générale.

Un suffrage de listes est toujours plus équitable et démocratique. D’ailleurs c’est ainsi que fonctionne le suffrage municipal.

En effet, les administrateurs sont élus pour un mandat dont la durée est à définir.

La tradition associative française opte pour un renouvellement dit au tiers : la durée du mandat est de trois ans et chaque année un tiers des administrateurs est sortant.

Un an est trop court pour être opérationnel dans son mandat. Trois ans est une durée raisonnable pour faire le tour d’un poste.

L’avantage du suffrage de liste est que les membres rejoignent l’équipe en toute connaissance de cause puisque celle-ci est censée proposer un programme.

D’un côté les membres de l’équipe peuvent se mettre d’accord à l’avance sur l’attribution des postes, de l’autre cette méthode évite que le charisme d’une ou plusieurs personnes l’emporte sur les enjeux et besoins en compétences. Ce qui n’empêche pas que certains postes (président, chargé de la communication) peuvent nécessiter de réels talents en communication ou en aisance relationnelle. Le suffrage de liste permet de rester au diapason du projet associatif : le collectif est le résultat d’une somme plus grande que le total des individus qui le composent. Bien sûr, on peut opposer le fait qu’une association qui compterait cinq membres sa première année d’activité, s’encombrerait de ce processus électif. Il suffit de ne présenter qu’une seule liste qui sera forcément élue : par exemple, composée de trois membres sur les cinq.

Comment cela peut-il se concrétiser en AG pour organiser l’élection ?

A vous de définir statutairement si des noms peuvent être rayés dans les listes sur les bulletins de votes mais le plus simple est de faire voter les listes en bloc en empêchant l’ajout ou le raturage. Le vote à main levée étant toujours la solution la plus élégante.

Une fois que la liste ayant obtenu la majorité des votes est annoncée, elle se retire quelques instants à huis-clos (dans une salle à part) pour délibérer et s’attribuer les postes au sein du Bureau. Elle revient ensuite devant l’assemblée pour détailler l’identité des personnes qui composent le bureau en annonçant leur fonction : président, secrétaire, trésorier, etc. Un membre qui n’a pas d’attribution est simplement appelé «membre du bureau». Ce qui signifie qu’il est administrateur au même titre que les autres. Dans les petites structures, un bureau peut-être composé de deux personnes : un président et un secrétaire-trésorier. Dans l’article des statuts décrivant le bureau, il est important de lui attribuer un quorum comme en AG, pour éviter que des décisions soient prises par une minorité des administrateurs présents. Ainsi qu’un minimum de réunions à mener par an, soit deux : une réunion pour préparer l’AG, une autre pour appliquer les délibérations de l’AG. L’usage veut qu’on complète cet article en précisant qu’au bout de trois absences non justifiées, l’administrateur est déclaré démissionnaire. Ce qui permet de ne pas bloquer le travail effectué en réunions et de coopter un remplaçant rapidement. Ce remplaçant a un titre plein et entier d’administrateur une fois qu’il a été coopté par le vote du bureau, mais son mandat, pour être pérennisé au-delà de l’AG, devra être validé par le vote de celle-ci.

Vous désirez en savoir plus sur les fonctions du Président ? Allez au 14. Du Secrétaire ? Allez au 15. Du Trésorier ? Allez au 16.

Sinon allez au 10.

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