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Manuel du Créateur de Club de Jeu de rôle – local d’activités et l’assurance – CJDR6

27 janvier 2015

Il vous faut quoi ?

Des tables, des chaises, une amplitude d’ouverture d’au moins 3 à 6 heures, dans des créneaux plutôt en soirée ou le week-end ?

Bref, en même temps que la plupart des autres activités associatives et de loisirs dans la commune.

Le premier interlocuteur à contacter est votre municipalité.

N’hésitez pas à prendre rendez-vous avec vos élus locaux (Maire pour les petites communes ou adjoint au maire en charge de la vie associative) pour présenter votre projet. Surtout si vous envisagez des partenariats réguliers avec la commune, comme l’organisation d’un évènement ou la demande d’une subvention de fonctionnement.

Ce qui intéressera l’élu c’est le nombre d’habitants, de jeunes, concernés par votre nouvelle activité et l’animation locale qu’elle pourra générer.

Si aucune salle communale n’est disponible, l’élu vous recommandera aux associations ou institutions sociales et culturelles de proximité, comme une maison des jeunes et de la Culture (MJC), un centre social, un centre culturel, une maison des associations ou une médiathèque.

Il arrive de plus en plus souvent que ces équipements soient financés par l’intercommunalité (communauté de communes, agglomération, métropole). L’interlocuteur est alors l’élu (vice-président) en charge de la compétence dont dépend l’équipement. L’avantage est que vous pouvez potentiellement toucher les habitants de toutes les communes regroupées. Quand il s’agit d’une activité ouverte à tous, avec un coût d’inscription individuelle raisonnable, qui participe d’élargir l’offre de loisirs sur le territoire, les élus prêtent en général les salles communales à titre gracieux. Pour une MJC ou un centre social, il faudra rencontrer le président de l’association, puis le directeur.

S’il s’agit d’une collectivité locale, on vous demandera une attestation d’assurance responsabilité civile au nom de votre association. Le CDIA (Centre de Documentation et d’Information de l’Assurance) a un document très bien fait sur ce qu’il est important d’assurer pour une association (contact : infocdia@ffsa.fr). On vous demandera très probablement aussi un exemplaire de vos statuts avec le dernier compte-rendu d’assemblée générale. Une association (MJC, centre social) vous demandera d’adhérer en tant que personne morale (au nom de votre association) pour accéder à la salle. Ce qui ne vous exonérera pas, bien souvent, d’un coût de location. Elle pourra aussi vous proposer d’intégrer l’association en tant que section. C’est à dire que vous n’aurez pas à créer d’association, chaque rôliste adhère à la structure et devient ainsi membre de la MJC ou du centre social, en accédant à tous ses services. La section jeu de rôle devient une activité parmi d’autres dans la vie de la structure. Dans ce cas de figure, on ne vous demandera pas de coût de location mais l’accès à l’activité sera du montant de l’adhésion individuelle plus un coût de participation annuel, qui en général couvre justement le coût de location de salle. Dans ce modèle de fonctionnement, il faudra chaque année constituer vos doléances en termes d’achat de matériel, de coûts de fonctionnement de l’activité. Et elles seront le plus souvent examinées en fonction du poids en nombre d’adhérents de l’activité dans la structure. Devenir une «section» d’une association existante est un pas vers l’autonomie, mais seul le fait de créer votre propre association vous permettra d’accéder à l’indépendance.

Il faudra aussi penser à l’accessibilité de votre local, dispose-t-il de toutes les commodités ? Pouvez-vous y stocker du matériel (bibliothèque, ludothèque, matériel de GN…) ? Si oui, est-il préférable de le garder sous clé on non ? Faut-il acheter une armoire ? Vous met-on du mobilier à disposition ? Y a-t-il d’autres utilisateurs du local à d’autres moments de la semaine ?

On vous demandera très certainement de signer une convention de mise à disposition de salle, de manière à en règlementer l’usage courant, poser les règles de sécurité, les droits et devoirs des utilisateurs.

Vous désirez profiter du rendez-vous avec un élu local concernant l’attribution d’un local d’activité pour lui demander aussi une subvention de fonctionnement pour votre association ? Allez au 18.

Retournez au 4.

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