Manuel du Créateur de Club de Jeu de rôle – L’organisation d’évènement – CJDR21

Quand une envie d’organiser un évènement parcourt vos membres, pensez toujours à la finalité et aux objectifs qui sont visés.

Si c’est le club qui porte le projet, le projet doit être validé par ses instances, au moins le bureau, voire l’assemblée générale.

Organiser un moment de convivialité autour d’une galette des rois peut avoir autant d’intérêt pour la cohésion du club que d’organiser une convention qui mobilisera toute la communauté ludique francophone. C’est aux membres de cerner les enjeux, aux instances de valider la faisabilité et à chacun(e) de se mobiliser pour la réussite du projet. Le principal écueil est d’éviter que le club devienne un instrument pour réaliser les désirs d’une minorité de membres. C’est pourquoi il est important de faire valider le projet par tous et de s’assurer que la thématique choisie corresponde bien à l’image que l’on souhaite véhiculée du club et de la pratique du jeu de rôle.

Ce n’est pas un problème si un projet n’est entièrement porté que par quelques membres : ce importe c’est que l’action menée corresponde à l’image que se font du club la majorité des membres.

Participer à la vie locale est le meilleur moyen de vous faire connaître. Ainsi le jour où vous organisez un événement un peu inhabituel pour les habitants comme un jeu de rôle grandeur nature ou une convention, sur l’espace public, vous serez connus et vous éviterez ainsi les ragots qui font mauvaise presse à notre loisir préféré.

Chaque fois que votre municipalité vous sollicite avec les autres associations de la commune pour participer à des événements comme un forum des associations, la fête du jeu, une fête locale, faites en sorte de répondre présents, même si vous n’êtes pas subventionné. C’est une formidable occasion pour les membres de sortir de la routine, de jouer hors les murs, via des démonstrations ou initiations. Donc de toucher de nouveaux membres en faisant la promotion de la pratique. Mais attention aux jeux présentés et à la qualification des meneurs de jeu choisis pour représenter l’activité : c’est au grand public et donc un public essentiellement familial que vous vous adressez ! Laissez au placard les jeux gore, ultra-violents, à l’ambiance noire, voire scabreuse ainsi que les meneurs qui ne savent pas adapter leur narration au public autour de la table ou tout simplement qui écoute et qui observe. Ce n’est pas parce que les histoires de zombies sont à la mode qu’il faut présenter un scénario sur ce thème à un groupe de collégiens. Si vous animez un stand, pensez à l’effet visuel : affiches de conventions, boites de jeu, paravent, dès, figurines et plans de sols, sont autant d’éléments participant du décor et incarnant l’activité. Les coordonnées du club doivent être affichées en grand, des cartes de visite ou une plaquette de présentation de l’activité à disposition, c’est un minimum.

S’il existe d’autres clubs à proximité, les échanges interclubs sont l’occasion de renforcer la communauté tout en montrant, si votre club regroupe un petit nombre de membres, que l’activité peut regrouper quantité de passionnés et faire se déplacer les gens.

Enfin, l’événement ultime qui fait entrer les clubs au panthéon de la communauté rôliste est la Convention. Là encore, il faut savoir repérer les enjeux, s’assurer d’avoir une équipe de bénévoles en nombre suffisant, organisée et réactive. Appuyez-vous sur les rencontres interclubs pour déterminer quelle part de la communauté rôliste locale vous pouvez potentiellement toucher. Le meilleur indicateur sur la pertinence d’organiser ce type d’événement, qui se veut récurrent, la plupart du temps annuel, mais pourquoi pas tous les deux ou trois ans, est la permanence du plaisir que vos membres ont à le réaliser. Si cela devient une corvée, abandonner tout de suite le projet : l’activité principale du club, jouer au jeu de rôle de façon hebdomadaire, ne doit pas être remise en cause pour un projet qui ne fait pas ou plus l’unanimité.

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